Etape 7 : Valoriser l’évaluation pour une prise en compte des recommandations

L’évaluation permet de porter une appréciation sur la démarche et l’action mise en œuvre. Sa valorisation peut favoriser la prise en compte des recommandations par les différentes parties prenantes.

La valorisation de l’évaluation vise à :

  • ce que les recommandations de l’évaluation soient utilisées par les financeurs, les commanditaires et les acteurs pour faire évoluer l’action ;
  • mobiliser les acteurs concernés par l’action et atténuer leur éventuelle résistance au changement ;
  • informer la population, les bénéficiaires ;
  • étayer une demande de financement complémentaire le cas échéant ;
  • élargir son réseau de partenaires.

Cette valorisation s’adresse donc en interne aux acteurs de l’institution concernée et à l’équipe projet, et en externe aux financeurs, à la population, aux partenaires et aux autorités.

La valorisation de l’évaluation peut passer par :

  • la réalisation de réunions de restitution en petit ou grand groupe auprès des partenaires, des financeurs…
  • la rédaction d’un résumé permettant une diffusion plus large des résultats de l’évaluation (cf. étape 8),
  • la diffusion des résultats en diversifiant les supports pour atteindre les différents publics : présentation publique avec diaporama, panneaux d’affichage, médias locaux, Internet, dépliants… Il est possible de choisir des méthodes interactives pour faciliter les échanges.
  • la mise à disposition des résultats aux publics qui le souhaitent sous une forme compréhensible et accessible.

La valorisation de l’évaluation peut être l’occasion de communiquer plus largement sur son action et ses effets, bien qu’il s’agisse de deux objectifs différents.

Le résumé 
Idéalement, le résumé permet une lecture rapide des résultats de l’évaluation pour les acteurs qui n’ont pas le temps de lire le rapport dans sa totalité. Il permet également d’élargir le public des lecteurs intéressés par l’évaluation. Enfin, il renferme l’information essentielle, diffusable en nombre, à moindre coût.
Il reprend tous les chapitres avec une synthèse de quelques lignes pour chacun d’entre eux. Il fait apparaître les points essentiels de la conclusion et des propositions.

  • Le résumé ne doit pas excéder quatre pages.
  • Le résumé fait partie intégrante du rapport. Il est placé au début de celui-ci pour être immédiatement accessible.
  • Soigner la présentation du résumé pour le rendre le plus lisible et attractif possible à tout type de lecteurs.

Et si vous voulez aller encore plus loin…
La démarche d’évaluation peut être elle-même évaluée par ses acteurs. C’est l’évaluation de l’évaluation, qui porte sur son déroulement, sur les événements intervenus durant celle-ci, et éventuellement sur les effets qu’a eus l’évaluation sur l’action et les décisions à prendre (si du temps s’est écoulé après la fin de l’évaluation). Son but est de tirer les leçons de la démarche mise en place.

Ai-je bien compris ?

Pourquoi est-il nécessaire mais pas suffisant de diffuser le rapport d’évaluation pour valoriser celle-ci ?

La diffusion du rapport est nécessaire, au moins auprès des membres du comité d’évaluation, car il contient tous les éléments permettant à un acteur de comprendre la démarche de l’évaluation et de se faire sa propre opinion sur l’information qu’elle a produit.
Néanmoins, le rapport n’est pas un outil de communication adapté pour tous les publics du fait de sa longueur : les décideurs, les bénéficiaires, les partenaires, peuvent préférer un résumé, plus vite lu. Quitte à se référer au rapport complet s’ils ont envie d’en savoir plus. D’autres formes de communication plus attrayantes sont également possibles en fonction des publics concernés, par écrit (poster, article dans un journal…) ou par oral (présentation avec un diaporama…).

Quand et à partir de quels éléments peut-on dire qu’une évaluation est utile ?

Une évaluation est utile si elle produit du changement, parce que ses conclusions et recommandations ont été prises en compte par les acteurs concernés (décideurs, mais aussi professionnels, partenaires, voire bénéficiaires). On ne le sait donc qu’après coup.
C’est pourquoi il est important de mettre de son côté toutes les chances de prise en compte de l’évaluation : en formulant clairement et de façon opérationnelle les conclusions et les recommandations ; en les diffusant aux personnes concernées sous une forme adaptée et suffisamment tôt avant le moment de(s) la décision(s). Une évaluation est utile si elle est utilisée !

Pour passer à la pratique

  • Il n’est pas forcément nécessaire d’imprimer de nombreux exemplaires du rapport. Vous pouvez l’envoyer en pièce jointe par courrier électronique ; ou s’il peut être téléchargé sur un site Internet, il vous suffit d’envoyer l’adresse du lien.
  • Ne cherchez pas à tout mettre dans le résumé. Reprenez en quelques lignes l’action, les questions posées à l’évaluation et les méthodes utilisées. Puis insistez sur les points principaux de votre discussion (éventuellement indiquez quelques résultats particulièrement illustratifs), les conclusions et les propositions. Visez un format court, de 2 à 4 pages. Pensez à indiquer dans le résumé où il est possible de se procurer le rapport complet (site Internet ou personne à contacter).
  • Rédigez vos supports de communication en pensant à les adapter aux destinataires.
  • N’hésitez pas à « accompagner » la diffusion du rapport et/ou du résumé (et autres supports) en rencontrant à cette occasion les personnes et organismes clés pour la prise en compte des recommandations.
  • Pour capitaliser votre expérience en évaluation, faites le point avec les membres du comité d’évaluation lors de la dernière réunion : comment chacun a-t-il perçu la démarche, quels étaient les points forts et les points faibles ? Et faites de nouveau le point un an après : les recommandations ont-elles été prises en compte par les différents acteurs concernés ? Qu’est-ce qui a pu être facilitant ou bloquant ?