2 – Organiser la logistique de la formation 

La constitution du groupe

En amont de la formation, il est important de définir le public cible et ses prérequis pour pouvoir suivre la formation. Il peut être intéressant de proposer à plusieurs personnes d’une même structure d’y participer afin de/d’ :

  • Impliquer la direction dans la formation, pour pouvoir notamment atteindre les objectifs de changement de la formation (Voir Etape 1 « Définir les objectifs »)
  • Partager une culture commune
  • Mettre à profit le temps de formation pour entamer des réflexions sur les changements à mettre en œuvre au niveau de leur structure
  • Avoir la capacité de porter ces propositions à la fin de la formation

Les documents à fournir dans le cadre de la formation professionnelle
Dans le cadre d’une formation financée ou labellisée « Qualiopi », le programme et l’attestation de présence doivent être fournis par l’apprenant·e au commanditaire qui fait une demande de prise en charge des frais de formation. Il est également essentiel de signer une convention de formation. Lorsque vous avez établi la liste des apprenant·s :
– Établir avec eux ou leur employeur un contrat ou une convention de formation
– Communiquer le règlement intérieur de l’organisme de formation
– Transmettre une convocation qui reprend des éléments précis tels que l’objet de la convocation, les dates et horaires, le lieu et la durée de la formation. Elle peut aussi contenir les règles à respecter (ponctualité, présence, etc.) et rappeler les coordonnées du contact pour d’éventuelles questions.
– Informer les personnes qui ne sont pas retenues en motivant éventuellement son choix (profil ne correspondant pas aux publics visés ou aux prérequis, mise sur liste d’attente, etc.)

Le lieu de formation

Le choix d’une salle ou d’un lieu adapté assure le confort des participant·es, marque une différence avec leur cadre de travail habituel et facilite la constitution d’un collectif propre à la formation. Ceci est d’autant plus vrai lorsque la formation est organisée sur leur lieu de travail : changez alors la disposition de la salle (aménagement, décoration, visuels…).

Les outils pour passer à la pratique :
OUTIL 7.  Les bonnes questions à se poser sur le lieu de formation
Vous pouvez vous appuyer sur cette check-list téléchargeable pour valider le lieu de formation.

Afin de commencer une formation en toute sérénité, il est conseillé d’arriver en avance et de s’assurer que tout est prêt lorsque les participant·es arrivent. Cela permettra de parer aux imprévus, de tester le matériel, d’organiser l’espace et de soigner l’accueil.

La mallette de formation

La mallette de formation, parfois appelée « valise pédagogique » ou « boîte à outils », désigne l’ensemble du matériel et des documents nécessaires à l’animation d’une formation (Voir : Choisir ses ressources pédagogiques) En plus de votre mallette, n’oubliez pas de faire le point sur les consommables à apporter : cafetière, thermos, bouilloire, paquets de café et de thés, filtres, serviettes, sacs poubelles, vaisselle, sucre…

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1 – Rédiger une proposition pédagogique 

Qu’est-ce qu’une proposition pédagogique ?

La proposition pédagogique, ou « cahier des charges », définit les modalités de réalisation d’une formation. Elle est rédigée à la demande d’un commanditaire.

Dans le cadre de la formation professionnelle
Selon l’AFNOR, le cahier des charges est le « document contractuel fixant les modalités d’exécution d’une action de formation. Ce document contient des éléments administratifs, pédagogiques, financiers et organisationnels pour atteindre des objectifs déterminés » (NF X50-750-1).

En pratique, le cahier des charges inclut le plus souvent ces éléments : 

  1. La présentation de la structure commanditaire
  2. Le contexte du projet de formation : les raisons pour lesquelles la formation est organisée, la problématique à laquelle elle répond, ses objectifs stratégiques
  3. Les objectifs de la formation
  4. Le contenu de la formation : son intitulé, son thème, son programme, une description
  5. Le public cible : son profil professionnel, l’effectif minimum/maximum, les prérequis (ce que les apprenant·es doivent savoir et/ou faire avant la formation)
  6. Les moyens et les contraintes : la durée, les dates et les lieux envisagés, le matériel nécessaire (salle de formation, équipement, accès internet…), le contact pédagogique (par exemple, le ou la responsable pédagogique ou administratif/administrative), le budget
  7. Les modalités pédagogiques : le profil des formateurs et formatrices et l’organisation pédagogique : les méthodes, les techniques et les moyens pédagogiques envisagés (diaporamas, livret de l’apprenant, ouvrages, plateforme en ligne…)
  8. Les modalités d’évaluation : l’évaluation de la satisfaction des parties prenantes, l’évaluation des apprentissages, l’évaluation des changements de pratiques et des effets de la formation (voir Étape 6. Evaluer la formation)
  9. Les modalités financières : les frais pédagogiques (par jour de formation ou par apprenant·e), les frais annexes (location de salle, frais des intervenant·es), les sources de financement possibles

Les outils pour passer à la pratique :
OUTIL 6.  Préparer un cahier des charges

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