- Une évaluation se prévoit si possible dès la conception de l’action. Par exemple, il peut s’avérer utile de collecter en amont de l’action des données initiales qui permettront de comparer l’avant et l’après-projet
- Une évaluation se construit « sur mesure », en fonction de l’action et des questions qui se posent à un moment donné. Il n’y a pas d’évaluation « clé en main » avec des indicateurs* prêts à l’emploi. Chaque action a ses objectifs, son public, ses acteurs, son contexte local. C’est en élaborant l’évaluation qu’on décidera de réutiliser des indicateurs et outils déjà existants parce qu’ils seront pertinents
- Une évaluation doit-être la plus participative possible en impliquant en amont, pendant et après les acteurs qui se mettent d’accord sur le sens donné à l’évaluation, et qui définissent les questions posées à l’évaluation et les méthodes à utiliser. C’est la meilleure configuration pour donner à l’évaluation sa fonction « démocratique » (le partage des points de vue), son rôle de valorisation des succès de l’action et son rôle de moteur du changement pour améliorer les points faibles. Cela implique de mettre en place un comité d’évaluation* avec une diversité des points de vue. L’évaluation participative permet de susciter la confiance et l’adhésion de tous. De plus, les acteurs de l’évaluation pourront d’autant plus s’approprier les résultats, conclusions et propositions de l’évaluation qu’ils ont été associés à toutes les étapes du processus.
- Une évaluation se dimensionne en fonction de l’action : une action longue et suivie avec le même public et de grande ampleur peut faire l’objet d’une évaluation plus approfondie qu’une action ponctuelle de quelques heures.
- Une évaluation s’organise comme une action : elle se planifie (avec des objectifs qui sont les questions posées), elle se réalise (avec des moyens nécessaires) et… elle produit des effets (elle contribue aux échanges de pratiques, à la prise de décision et à la circulation de l’information).
Le comité d’évaluation
Pour certaines évaluations, il apparait utile de proposer un comité d’évaluation afin d’encadrer la démarche et de mettre en présence toutes les parties prenantes. Il est composé de 5 à 10 personnes (porteur, partenaires, éventuellement bénéficiaires* et financeur…) présentes tout au long de la démarche pour garantir la continuité du travail. Ses participants s’engagent au respect de la confidentialité. Le comité choisit le type d’évaluation, valide ses objectifs et est responsable de l’organisation de l’évaluation, mais ce ne sont pas obligatoirement ses membres qui en assureront la réalisation concrète. La réalisation (notamment le recueil des données par enquête) peut être effectuée par des membres de l’équipe, ou par des personnes extérieures (partenaires, prestataires, stagiaires) sous la direction du comité d’évaluation. En fin d’évaluation, le comité lit et commente le rapport d’évaluation et en tire les conclusions et propositions. Il contribue aussi à la diffusion des résultats et des recommandations.
Il est souhaitable de nommer une personne référente chargée de coordonner le comité d’évaluation et le processus d’évaluation.