Une fois les critères, les indicateurs et les méthodes définis ainsi que les sources de données répertoriées, il faut organiser l’évaluation, c’est-à-dire prévoir son déroulement. Il est nécessaire de :
- définir les tâches d’évaluation,
- définir qui fait quoi dans la mise en œuvre de l’évaluation,
- mettre au point un calendrier qui précise les étapes de cette mise en œuvre : préparation des méthodes et outils d’investigation (enquêtes, entretiens…), réalisation du recueil de données, analyse, rédaction du rapport et restitution des conclusions,
- réaliser un budget prévisionnel de fonctionnement.
Concernant le calendrier, il faut être vigilant aux dates du recueil de données (périodes d’élections, de congés, etc).
Le cahier des charges de l’évaluation
Dans certaines évaluations, il est nécessaire de rédiger un cahier des charges, notamment lorsque l’évaluation est confiée à un évaluateur externe. Ce document récapitule en effet les différentes étapes de l’organisation de l’évaluation. En règle générale, il comporte les parties suivantes : le cadre et les objectifs de l’évaluation, les questions de l’évaluation, les méthodes de recueil de données, la répartition des tâches, le calendrier et le budget prévisionnel
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