La constitution du groupe
En amont de la formation, il est important de définir le public cible et ses prérequis pour pouvoir suivre la formation. Il peut être intéressant de proposer à plusieurs personnes d’une même structure d’y participer afin de/d’ :
- Impliquer la direction dans la formation, pour pouvoir notamment atteindre les objectifs de changement de la formation (Voir Etape 1 « Définir les objectifs »)
- Partager une culture commune
- Mettre à profit le temps de formation pour entamer des réflexions sur les changements à mettre en œuvre au niveau de leur structure
- Avoir la capacité de porter ces propositions à la fin de la formation
Les documents à fournir dans le cadre de la formation professionnelle
Dans le cadre d’une formation financée ou labellisée « Qualiopi », le programme et l’attestation de présence doivent être fournis par l’apprenant·e au commanditaire qui fait une demande de prise en charge des frais de formation. Il est également essentiel de signer une convention de formation. Lorsque vous avez établi la liste des apprenant·s :
– Établir avec eux ou leur employeur un contrat ou une convention de formation
– Communiquer le règlement intérieur de l’organisme de formation
– Transmettre une convocation qui reprend des éléments précis tels que l’objet de la convocation, les dates et horaires, le lieu et la durée de la formation. Elle peut aussi contenir les règles à respecter (ponctualité, présence, etc.) et rappeler les coordonnées du contact pour d’éventuelles questions.
– Informer les personnes qui ne sont pas retenues en motivant éventuellement son choix (profil ne correspondant pas aux publics visés ou aux prérequis, mise sur liste d’attente, etc.)
Le lieu de formation
Le choix d’une salle ou d’un lieu adapté assure le confort des participant·es, marque une différence avec leur cadre de travail habituel et facilite la constitution d’un collectif propre à la formation. Ceci est d’autant plus vrai lorsque la formation est organisée sur leur lieu de travail : changez alors la disposition de la salle (aménagement, décoration, visuels…).
Les outils pour passer à la pratique :
OUTIL 7. Les bonnes questions à se poser sur le lieu de formation
Vous pouvez vous appuyer sur cette check-list téléchargeable pour valider le lieu de formation.
Afin de commencer une formation en toute sérénité, il est conseillé d’arriver en avance et de s’assurer que tout est prêt lorsque les participant·es arrivent. Cela permettra de parer aux imprévus, de tester le matériel, d’organiser l’espace et de soigner l’accueil.
La mallette de formation
La mallette de formation, parfois appelée « valise pédagogique » ou « boîte à outils », désigne l’ensemble du matériel et des documents nécessaires à l’animation d’une formation (Voir : Choisir ses ressources pédagogiques) En plus de votre mallette, n’oubliez pas de faire le point sur les consommables à apporter : cafetière, thermos, bouilloire, paquets de café et de thés, filtres, serviettes, sacs poubelles, vaisselle, sucre…